E não há tempo que volte, amor (2)

COMO ORGANIZAR A AGENDA

Centralize as informações
“Uma pessoa gasta até 28 minutos do dia procurando informações que não sabe onde anotou”, afirma Paulo Kretly, presidente da FranklinCovey Brasil. No fim do mês, isso pode significar um dia inteiro de trabalho perdido. Hoje, com aparelhinhos cada vez mais versáteis, não há desculpa para você não ter as informações centralizadas. Mas uma velha e boa agenda também serve, desde que tenha quatro itens básicos: tarefas prioritárias, compromissos, contatos e anotações.

Planeje em apenas 10 minutinhos
Você não precisa de mais do que dez minutos para fazer um planejamento das tarefas do dia. Ao fazer isso, entrará para o pequeno time de executivos que têm esse hábito: apenas 17%, segundo pesquisa feita pela Franklin Covey no fim do ano passado.

Avalie o tempo gasto nas tarefas
Anote o tempo gasto em cada uma de suas atividades principais. As informações serão valiosas para tornar a próxima programação mais precisa e eficaz. Você também desenvolverá a capacidade de prever a duração das tarefas e identificar eventuais ladrões de tempo. “Essa é uma habilidade que diferencia os gerentes mais experientes”, escreve a consultora americana Melissa Raffoni.

Faça escolhas
“Apesar de trabalhar de 13 a 14 horas por dia, procuro sempre reservar espaço para o que é importante para mim, como as minhas filhas. Deixei de fazer ginástica para ficar mais tempo com elas. Também reservo tempo para dar uma palestra por semana”, afirma Alexandre Hohagen, presidente do Google no Brasil. A empresa permite ao funcionário dedicar 20% do dia à criação de projetos pessoais.

Tenha horários livres
“Minha agenda de trabalho está no sistema. O funcionário que quiser marcar uma reunião pode entrar, ver os horários disponíveis e me enviar um convite. De qualquer forma, tenho algumas reuniões fixas, que cumpro religiosamente toda a semana. É bom para me exercitar e criar cultura entre os subordinados”, explica Alexandre, do Google.

Respeite o seu ritmo
“Sou um cara que funciona melhor de manhã, por isso planejo a minha rotina de acordo com o meu ritmo. Acordo mais cedo e chego ao trabalho às 7h30, porque sei que a partir das 16h começo a perder embalo. Até as 17h, já estou voltando para casa. Ficar horas no trabalho não significa que você está produzindo mais”, afirma Carlos Ienne, presidente da Fedex no Brasil.

Participe de teleconferências
Antes de viajar a negócios, verifique se é mesmo necessário estar pessoalmente no encontro ou se uma teleconferência resolveria a questão. Também certifique-se de que você é o mais indicado para participar da reunião ou se pode enviar outra pessoa. Se tiver que viajar mesmo, torne os intervalos de espera em aeroportos e no trânsito mais produtivos. Leve seu notebook, textos para ler e uma lista de telefonemas pendentes.

Cuidado com o fuso horário
Se você trabalha numa múlti ou lida com clientes no exterior, tem de levar em conta o fuso horário. Procure se informar da diferença de horas entre os países antes de enviar e-mails e agendar teleconferências. Para marcar uma viagem internacional, a antecedência tem de ser equivalente à duração da viagem. “Mas o mínimo é de duas semanas, até para conciliar as agendas de quem você vai visitar”, afirma Rodrigo Lourenço de Souza, de 28 anos, gerente de contas internacionais da Klabin, em São Paulo, que viaja para a Europa pelo menos uma vez por mês.

Pare de reclamar do trânsito
“Antes de comprar um apartamento, procurei saber onde estava concentrada a maior parte das empresas em que gostaria de trabalhar. Hoje, moro com a minha esposa a menos de 20 minutos do trabalho”, diz Rodrigo, da Klabin. “Moro longe do trabalho, mas criei a minha própria rotina pra evitar os horários de trânsito. Saio bem cedo de casa e volto antes do horário de maior fluxo. Se tiver algo marcado para mais tarde, faço de casa por telefone ou internet”, afirma Carlos, da Fedex.

fonte: Você S/A