E não há tempo que volte, amor (3)

COMO DOMAR A ENXURRADA DE E-MAILS

Dê o recado
Ao escrever um e-mail, seja o mais conciso e direto possível. Segundo o consultor americano Mike Song, que conversou com 8 000 funcionários de grandes corporações em todo mundo, a maioria das pessoas não lê as mensagens, simplesmente “escaneia”, ou seja, dá uma olhada rápida para ver o assunto da mensagem. Para facilitar esse tipo de leitura, evite paredões de palavras. Divida o texto e faça ele caber numa única página. Comece pelo objetivo da mensagem e depois contextualize. No assunto, coloque informações que deixem claro o conteúdo do e-mail. “Como uma manchete de jornal”, afirma Mike.

Receba menos enviando menos
Quer conter a enxurrada de mensagens na sua caixa de entrada? Comece você mesmo a enviar menos e-mails e reduza o número de destinatários. Segundo Mike Song, um profissional recebe três respostas para cada cinco mensagens que envia. Ou seja, quem abusa de recursos como “Responder a todos”, “Cc” e listas de distribuição sofre as conseqüências. Antes de enviar, reflita sobre a relevância da mensagem para o destinatário. Se não quiser resposta, deixe isso claro no texto. Rodrigo, gerente da Klabin, gasta 40% do dia administrando o correio eletrônico, mas poderia gastar mais. “Escrevo respostas curtíssimas para não estimular divagações e novos e-mails”, diz.

Coloque ordem na casa
De e-mail em e-mail, o brasileiro gasta três horas por dia administrando o correio eletrônico, segundo Christian Barbosa, diretor da Tríade do Tempo. “Esse tempo pode ser reduzido pela metade, é uma questão de organização”, afirma. Controle a sua curiosidade e estipule horários para se dedicar aos e-mails. Desligar os alertas sonoros e visuais de recebimento pode ajudar. Lembre-se que, se houver uma urgência, o telefone vai tocar. Quando abrir uma mensagem, imediatamente delete, responda, encaminhe ou arquive. Crie um número limitado de pastas e tenha cuidado ao dar nome a elas, para que os assuntos não se confundam. Use a resposta automática quando estiver ocupado.

Consulte em horas determinadas
“Não consulte e-mail assim que chegar ao trabalho nem antes de dormir. O primeiro desvia você das prioridades e o segundo, apenas causa insônia. O e-mail pode esperar até dez horas, depois que tiver completado pelo menos uma de suas tarefas críticas do dia”, afirma Timothy Ferriss.

Crie hierarquias para as mensagens
Ao gerenciar a caixa de entrada, use o senso crítico para avaliar as mensagens que exigem mais atenção. Para distinguir os e-mails mais importantes — de clientes, pares, subordinados diretos e chefe —, aplique cores aos diferentes remetentes. Outra ferramenta permite identificar de cara se a mensagem foi enviada só para você ou para várias pessoas. “Algumas mensagens internas eu nem respondo para ver a real necessidade daquilo. Muitas vezes, a própria pessoa se vira e resolve”, diz Carlos, da Fedex.

Compre um Blackberry... ou não
Para alguns executivos, existem muitos motivos para comprar um desses aparelhinhos que combinam celular e computador de mão — e permitem acessar os e-mails de qualquer lugar. Reduzir a superlotação da caixa de mensagens é um deles. “Dou uma última olhada nos e-mails à noite para ter menos mensagens para administrar no dia seguinte”, diz Carlos, da Fedex. Para outros profissionais, um Blackberry pode roubar o escasso tempo livre que têm. “Estou resistindo, pois não quero me tornar um escravo dos e-mails”, diz Rodrigo, gerente da Klabin. Esse risco existe, tanto que nos Estados Unidos o produto foi apelidado de “crackberry”, por viciar seus usuários.

fonte: Você S/A