Tempus fugit (4)

Se você acha que não precisa de nada além de um relógio para administrar seu tempo está muito enganado. Para você conseguir mais tempo em sua vida e uma maior organização é preciso achar a ferramenta certa.

Um dos fatores que geram estresse, ansiedade e falta de tempo na maioria dos profissionais é o fato de não conseguirem tirar seus afazeres e preocupações da sua cabeça. Ficam sempre buscando algo que foi esquecido para ser feito.

Meu mestre de Taekwon-do comentou sobre isso em uma aula. Ele disse que o aluno não consegue se concentrar no “Tull” (conjunto de formas) pois sua mente está compartilhando uma série de outras lembranças. Ele ensina que o Tull perfeito é feito quando o aluno consegue tirar todas as suas preocupações e deixar a mente livre para aquele momento.

A analogia é a mesma em sua rotina diária. Se você não tirar as preocupações e afazeres da sua mente para um outro “recipiente”, será quase impossível ter um dia mais produtivo.
É fundamental que você tenha um “planejador pessoal”. Mas qual será a ferramenta ideal para você? O mercado nacional já tem diversas opções interessantes que vão desde agendas tradicionais, planners, PDAs, smartphones até softwares.

A escolha do seu planejador começa com a análise do seu perfil. Você precisa pensar se prefere os modelos em papel (tradicionais), modelos high tech ou um “híbrido” desses dois mundos. Não existe um perfil melhor que outro, a ferramenta adequada é aquela que se encaixa mais no seu modo de ser.

O conceito básico é que você escolha uma ferramenta que centralize suas atividades, compromissos, informações, contatos, etc. Muitas pessoas utilizam uma ou duas agendas, ou um caderno de anotações. Quando você distribui suas informações acaba perdendo muito tempo, e por isso centralizar é fundamental neste caso.

O primeiro ponto dessa ferramenta é que ela seja móvel, pois você não fica exclusivamente em um lugar. Isso significa que sua ferramenta não pode ser somente seu computador de mesa. Suas informações precisam estar com você onde quer que você esteja.

Se você for high tech, existem boas alternativas. A primeira é a utilização da própria Internet. Existem diversos serviços online que permitem controlar toda sua produtividade. Minha sugestão é que você experimente o http://www.neotriad.com/, que atualmente é uma das soluções mais completas nesse segmento.

Escolha uma ferramenta que permite sincronizar os dados do seu micro (como seu Microsoft Outlook) com a Internet, pois isso evita o re-trabalho. Se puder investir na compra de um dispositivo móvel como um Palm ou Pocket PC, seu sistema ficará ainda mais completo.

Caso prefira a boa e velha agenda de papel, procure por um modelo que unifique tarefas, contatos, compromissos e anotações em um único local. Existem diversos modelos de "Planners" no mercado nacional que atendem esse requisito: RedFax, Franklin Planner, Daily Runner, etc.

Com a ferramenta escolhida, todas as ações que precisam ser feitas por você no dia-a-dia devem ser transformadas em tarefas no seu planejador. O seu dia deve ser organizado com base em ações (tarefas) e reuniões (compromissos). Cada uma dessas atividades tem uma duração específica e essa é a informação mais importante para você gerenciar seu tempo. Não deixe suas atividades ultrapassarem 6 horas diárias, pois, com tempo, você consegue espaço para encaixar eventuais urgências e interrupções que apareçam no seu dia.

Aproveite o espírito Natalino para comprar seu planejador e começar um 2008 muito mais focado e organizado!

Faltam alguns dias para 2008, você já comprou sua próxima agenda?

Christian Barbosa, no site da Você S/A.